Eventos híbridos y el futuro de la industria de eventos

Eventos híbridos y el futuro de la industria de eventos

¿Qué es un evento híbrido?

En BLUEMICE sabemos que el evento híbrido no es un concepto conocido por todos, por eso hemos querido hacer este blog para empezar a familiarizarnos con este término. 

Un evento híbrido se lleva a cabo en una ubicación física con una audiencia presencial y al mismo tiempo es atendido por una audiencia virtual. Muchas organizaciones y profesionales de eventos han estado adoptando modelos híbridos durante años. Pero es ahora cuando éste está ganando una inmensa popularidad en presentaciones de producto, reuniones y conferencias.

Si bien las restricciones de bloqueo están comenzando a aflojarse lentamente en varios países, las normas de distanciamiento social y las restricciones a las grandes reuniones de masas, pueden acelerar aún más la aparición de eventos híbridos.

Si te estás planteando irrumpir en el ecosistema híbrido y aprovechar la oportunidad de organizar este tipo de eventos, desde BLUEMICE asesoramos, planificamos y organizamos para que no tengas que preocuparte por nada. 

Los siguientes son los puntos más importantes para organizar un evento híbrido:

Prerrequisitos

1. Soporte técnico y equipamiento

• Una sala de conferencias con una buena configuración de iluminación de tres puntos: luz clave, luz de relleno y contraluz.
• Configuración de cámaras HD + trípode, al menos tres para que cubran los espacios frontal, izquierdo y derecho.
• Micrófonos de solapa para los oradores principales.
• Micrófonos de estudio para interacciones uno a uno.
• Software de gestión de eventos integrado con una plataforma / servicio de transmisión que permita a sus asistentes conectarse de forma remota. 

2. Apoyo del personal

• Personal técnico para ayudar con las operaciones de software de gestión de eventos.
• Un equipo de camarógrafos, posiblemente un director de fotografía y asistentes.
• Un ingeniero de sonido para gestionar la amplificación de sonido para el público en vivo y remoto.
• Un anfitrión de evento virtual que también puede conectarse bien tanto en vivo como con los asistentes virtuales.
• Moderadores y responsables del módulo de preguntas y respuestas. 
• Equipo de redes sociales para publicar y cargar contenido y administrar el feed del evento híbrido.

3. Aspectos esenciales básicos

• Material de fondo como diapositivas, vídeos, presentaciones y hojas de cálculo, diseñado de manera que sea fácil de cargar en línea y de fácil acceso para la audiencia remota.
• Actualizar las redes sociales regularmente para mantener informados a los asistentes.
• Los oradores y presentadores no deben usar ningún color que se combine fácilmente con la configuración del evento (el sujeto debe separarse fácilmente del fondo).
• También es imprescindible que eviten la ropa de marca o que pueda distraer fácilmente la atención del asistente. 

Cosas que hacer: para un mejor compromiso

1. Participa más con la audiencia remota en un evento híbrido

Un evento híbrido debe ser mucho más que una transmisión en vivo o una sesión grabada. El público debería estar más interesado en interactuar que solo en asistir a las presentaciones. Interactúa con los asistentes virtuales tanto como interactúas con los asistentes en un lugar físico. Aprovecha al máximo las funciones de preguntas y respuestas en vivo y chat disponibles en el software de gestión de eventos que elija. Esto le permitira establecer contactos con audiencias internacionales a gran escala y hacer crecer la base de redes.

2. Haz tus sesiones cortas y entretenidas

Captar la atención de los asistentes a un evento híbrido es tan desafiante como planificar un evento híbrido en sí. Recuerde, los asistentes remotos están a solo un clic de abandonar el evento si no lo encuentran interesante.

Llama su atención: usa imágenes gráficas dinámicas y gifs. Distribuya referencias de libros y películas, use anécdotas y ejemplos apropiados o incluya un Kahoot en su presentación. .

Otra forma de maximizar la participación de la audiencia es hacer preguntas a la audiencia en vivo y realizar una encuesta en Twitter.

- ¿Por qué deberías organizar un evento híbrido?

1. Los eventos híbridos aseguran un alcance a largo plazo: los asistentes pueden acceder más tarde a las sesiones grabadas durante el evento y también abrirán puertas para que nuevos espectadores accedan al contenido. De esta manera, la importancia de ese evento híbrido en particular continuará aumentando.

1. Posibilidades de conversión de asistentes remotos a asistentes en persona: si afortunadamente puedes entretener a audiencias virtuales, es probable que esperen asistir a tus eventos en persona.

1. Los eventos híbridos son atractivos para los patrocinadores: el hecho de que los eventos híbridos garanticen un alcance a largo plazo lo hace más atractivo para los patrocinadores. La participación de los asistentes físicos, más la transmisión en línea de la conferencia y la repercusión en las redes sociales es una de las características más llamativas para los patrocinadores y los incita a invertir más.

1. Para comprender y cuantificar las necesidades de la audiencia: con formularios y encuestas realizadas durante eventos híbridos, puedes saber cuántos asistentes participaron en línea y por qué. Puedes utilizar toda esta información y resultados para saber qué funciona mejor para tu audiencia.

- Desafíos de un evento híbrido

1. Tan fácil como parece, configurar un evento híbrido no se trata solo de ubicaciones inmaculadas de cámaras y sistemas de sonido. Se trata más de estimular la participación de una audiencia virtual; para lo cual el contenido debe ser apropiado. Pero, ¿cómo garantizar la participación pública?

Solución: los anfitriones y moderadores deben hacer un punto de interactuar con la audiencia en línea para proporcionarles una buena experienciae. Al mismo tiempo, gestionar un evento híbrido es un desafío, ya que atender a los diferentes grupos requiere lograr un buen equilibrio. 

2. Otro gran desafío es, para muchas organizaciones, es la de gestionar los diferentes tipos de equipos de trabajo en uno, a veces puede ser una tarea desalentadora.

Solución: Realiza pruebas y ejecuciones en seco. Permite que los oradores practiquen con anticipación para escenarios físicos y en línea. Incluye en los ensayos las cámaras y la realidad aumentada para que los oradores puedan familiarizarse con el entorno, además de  asegurarte de que estén preparados tanto en el sitio como en el equipo de transmisión.

- El cambio del evento híbrido al evento presencial.

Aunque las restricciones han comenzado a aflojarse, es importante reconocer el impacto de la pandemia, las restricciones de viaje y reflexionar sobre el hecho de que los eventos híbridos, conferencias y ferias comerciales están destinados a dar forma al futuro de la industria de eventos. El ecosistema híbrido va a ser una extensión del ecosistema virtual, permitiendo la confianza del público de ir preparándose poco a poco a la asistencia de un evento físico en los próximos meses.

Si estás interesado y quieres utilizar esta herramienta de comunicación para que tus clientes conozcan la calidad de tus productos y servicios, contacta con nosotros.