Los 10 factores que tienen en común las mejores agencias de eventos en España
Destaca, destacar y destacar, vale, lo hemos pillado, pero ¿cómo? La fórmula mágica nadie la tiene, lo que es seguro es que hay que asumir riesgos, tener una metodología bien definida y no quedarse atrás. Parte del éxito va a estar en asumir con valentía el reto que implica adaptarse a un mercado cada vez más digitalizado, en el que toda acción se puede medir y no lanzar flechas al aire en busca de la conquista al cliente, sino enfocar las estrategias según cada ocasión.
Las agencias de organización de eventos cada vez tienen integradas áreas de especialización más sólidas, convirtiendo a la industria de los eventos en uno de los sectores más competitivos del mercado. Aún más, con la situación actual en la que todos hemos tenido que reinventarnos, apostar por las nuevas tecnologías y ofrecer servicios que abarquen absolutamente todo en el área de la comunicación 360º es un imprescindible para estar en el “top of mind” de los clientes.
A continuación, vamos a mostrar algunos de los puntos en común que tienen las mejores agencias de eventos en España:
1. Factor humano (equipo experimentado)
Rodearse de los mejores y mantener una organización lo menos jerárquica posible hace que la libertad y la confianza impulse la creatividad siendo la principal máxima. Por ello, las agencias que ocupan el pódium tienen en común la búsqueda de equipos especializados que ocupen cada uno de los departamentos de manera comprometida y con gran capacidad de resolución de problemas, teniendo en cuenta los elementos como la proyección profesional, la retribución y por supuesto, un buen clima laboral.
2. Metodología
Es frecuente encontrarnos casos de empresas que carecen de metodología de trabajo, ya sea porque la estructura no está bien definida, los empleados toman decisiones paralelas sin tener en cuenta al resto de departamentos o bien por desconocimiento. Esto desemboca en uno de los mayores obstáculos a lo que tienen que hacer frente las empresas, la gestión del tiempo.
La metodología de trabajo ayuda a que el resto del engranaje funcione correctamente. Como resultado se optimizan los recursos y se reducen riesgos. Realmente es un factor que tienen en común todas las empresas que funcionan bien, independientemente de su tamaño.
3. Llevar a cabo la estrategia de comunicación del evento
Toda buena empresa de organización de eventos debe integrar un plan de comunicación acorde a las necesidades de cada cliente. Implicarse en la coordinación del evento no es suficiente, debe aportar valor conociendo la marca y cuidando al máximo detalle la imagen que se proyecta de ella.
Las agencias que aportan valor añadido integrándose en la estrategia de marca del cliente, implica que el resultado no solo debe atenderse a la planificación de una cierta manera, sino que también debe ser comunicado acorde con el estilo de la empresa. Debe ser capaz de crear un plan de comunicación acorde a las necesidades específicas del evento y globales de la marca.
4. Disponer de áreas de especialización
Relacionado con metodología, factor humano y gestión del tiempo. Cuando estos tres factores se aúnan en un departamento entendemos que tenemos un equipo especializado. Es fundamental que los miembros de cada departamento tengan trayectoria profesional y a la vez sean flexibles a la adaptación de posibles cambios. El mundo de los eventos es especialmente voluble y se necesitan equipos que sean capaces de adaptarse a escenarios cambiantes.
5. Ser flexible y aportar personalización
Si hablamos de la base de toda agencia de eventos, ésta debe contener la atención personalizada y la flexibilidad por parte de los empleados. Como hemos dicho en el punto anterior, el resultado en el sector de eventos nunca se va a replicar por igual, y esto conduce a que la flexibilidad y la rapidez de actuación, va a poder posicionar a una agencias frente a otras, a través de la confianza que perciba el cliente.
6. Recreación escenarios
Ya no solo vale realizar un brief creativo que pueda llamar la atención del cliente, tener una recreación lo más símil posible de lo que sería el evento, es un plus en servicio que muy pocas agencias aportan. Realidad 3D, propuestas de escenarios, materiales, texturas, … todo lo que el cliente pueda visualizar antes del “show”, va a ayudar a que tenga una idea lo más cercana posible a lo que tenía en mente.
7. Ofrecer servicios integrales (saber el alcance de los servicios ofrecidos)
Tener la capacidad de poner a disposición el desarrollo integral de un evento, incluyendo las estrategias de marketing, todo ello desde una conceptualización creativa de los proyectos basada en la innovación, la sostenibilidad y el equipo, es una gran ventaja competitiva. Al final el cliente es el centro de todo proyecto y evitar que gaste su tiempo, dándole la confianza y seguridad necesaria para que entienda que está en las mejores manos, es fundamental.
8. Disponer de un precio equilibrado
Si es un precio muy bajo denota equipos de baja experiencia y si el precio es muy alto seguramente no se están aprovechando bien os recursos o se están dando servicios innecesarios. Tener una guía de precios estimados asegura cumplir con los precios y da seguridad al cliente.
9. Resultados medibles
Los indicadores clave de desempeño ( KPIs ) son decisivos para conocer el resultado real de una acción. Es cierto que en los planes de marketing offline es complicado cuantificar todas las variables que participan en un evento presencial, ya que muchas de ellas dependerán de la subjetividad de los participantes, como el sentimiento hacia la marca, la experiencia de los asistentes y el engagement.. Pero si como agencia de evento, se quiere ocupar las primeras posiciones, hay que abarcar todas las métricas posibles para analizar la efectividad de un evento. Hay trucos y herramientas que utilizan agencias como Bluemice, que son capaces de abarcar métricas que otras agencias no tienen en cuenta.
10. Últimas herramientas y tecnología
Este punto, aunque parezca una obviedad, no siempre se aplica en todas las agencias de comunicación y eventos. Conocer las últimas herramientas y saber aplicarlas, son elementos fundamentales para no quedarse atrás entre la multitud. Invertir en conocimiento, tecnología y especialización, es lo que contribuirá a que esos elementos diferenciales consigan el impacto positivo para los asistentes a los eventos.
¿Alguna empresa apostaría por invertir parte de su presupuesto anual para realizar eventos si sabe que no va a traer impacto sobre los asistentes? Efectivamente, no. Por lo tanto, la necesidad de dejar huella hace que la tecnología sea imprescindible en la búsqueda de ese efecto WoW tan buscado.
Si has llegado hasta aquí, esperamos que te haya gustado. Y si tienes un proyecto en mente que nos quieras contar puedes contactar con nosotros cuando quieras.
