Organización eventos empresariales 2020
Llegados a este punto nadie duda que la tecnología definirá el mundo de los eventos en la era post Covid-19. Las nuevas estrategias de los empresarios para mantener a sus clientes en la distancia, asegurarse de que conocen sus nuevos productos y todo ello bajo las normas establecidas por cada destino, han provocado que el mundo digital tenga un papel fundamental en los nuevos eventos corporativos.
¿Cuáles son los principales cambios que se van a llevar?
- Aumento de los eventos híbridos: Si ya en los eventos presenciales se recurría a la tecnología 3D, para los eventos que sean totalmente virtuales o al menos una parte (híbridos), la realidad aumentada o las holigrafías serán sin duda los que marquen el valor añadido.
El objetivo será que los asistentes no pierdan el hilo de lo que va sucediendo en el plató, ya que al no estar de forma presencial, será más fácil que se distraigan. Por lo tanto, mantener la atención será uno de esos puntos en los que las agencias tendrán que poner todo su potencial y vender el efecto WoW como se venía haciendo en los eventos en vivoo
- Personal: en el caso de las agencias, tendrán que hacer frente a una reestructuración del personal o ampliar aptitudes con nuevos programas para que los empleados tengan conocimientos enfocados al mundo digital. Ya no solo serán suficientes las tareas de organización y control de eventos, sino que los trabajadores deberán activamente participar de la planificación digital.
- Experiencia del usuario: Dos de las grandes ventajas que se presentan en los eventos remotos son, la primera, la facilidad de que los asistentes participen en el evento, ya que el tiempo de confirmación podría ser de pocos minutos antes del evento. La segunda, el aumento de participantes, debido a que muchos de ellos en circunstancias normales no se encontrarían en el mismo lugar del evento en vivo y no podrían asistir.
Por lo tanto, al estar todo digitalizado aumentará la información de los participantes, conociendo de forma real el tiempo que han pasado en línea, los errores que se han podido cometer y quedan grabados, los ponentes con más éxito, … esto dará lugar a una mejora de la experiencia del usuario.
Por otra parte, los eventos presenciales verán reducido su aforo, con la “nueva normalidad” nada de eventos masivos, al menos en un futuro cercano. Siendo esta característica un filtro muy potente para las oportunidades de negocio, ya que no dependerá del simple hecho de pagar una entrada hasta completar el aforo, sino que los asistentes serán invitados de una forma más exclusiva y con un objetivo mucho más enfocado al fin empresarial del evento.
- Zonas comunes: La idea de volver a encontrarnos en un evento corporativo con lo que conocemos actualmente de cóctel o coffee break la podemos ir descartando de nuestra mente. Habrá personal que sirva el catering, el cual deberá ir protegido con mamparas, horarios para que no se formen aglomeraciones, bolsas individuales para desechar los materiales de un solo uso, entre otras medidas.
En las ferias, congresos y exposiciones, además de respetar las distancias sociales, se realizarán controles térmicos a la entrada y otro control para validar los datos de los asistentes, que deberán poder estar localizados en caso de confirmarse algún caso positivo durante la feria, validando por tanto su email o número de teléfono antes de poder acceder al evento.Estos datos deberán ser completamente desvinculados de cualquier acción publicitaria, ya que su uso comercial podría traer consecuencias muy negativas a las empresas.
- Relevancia marketing digital: Ya no bastará con crear una landing page y esperar con estrategias básicas de comunicación a qué los asistentes se inscriban, habrá un proceso íntegro (pre, durante y post) llevado conjuntamente por profesionales del marketing digital y por los propios empleados, que deberán ampliar conocimientos en esta área.
Los nuevos eventos empresariales estarán aún más centrados en los resultados de las KPIs, que serán los indicadores reales para conocer el éxito o fracaso de los eventos. En relación a los datos, la clave no estará tanto en el volumen sino en su buena síntesis, convirtiéndose en oro para las empresas y agencias que estarán más cerca de poder analizar los comportamientos, ser conocedor de la experiencia del usuario y atender a mejoras continuas.
- Pólizas: Algunos países han incluido unas normas para entrar en sus fronteras, siendo necesario tener que comprobar si los viajeros tienen cobertura para cubrir los costes sanitarios correspondientes al lugar de destino, en caso de enfermedad.
Además, el personal encargado de la organización, deberá previamente comunicar de forma clara a los clientes con una exacta información, las políticas de pagos y cambios de viaje y los protocolos de seguridad en cada lugar de destino.
Esperamos que te haya sido útil. Si quieres ampliar información o estás interesado en que nos ocupemos de tu evento, no dudes en contactar con nosotros, ¡estaremos encantados de atenderte!
