Qué aporta la venta de entradas o el registro de inscripciones online a tu evento
En casi cualquier tipo de evento, vender entradas online o registrar futuros asistentes es un pilar fundamental. Al mismo tiempo solución para una necesidad concreta —generar títulos de acceso— y herramienta base para otras patas del evento —como la comunicación y la fidelización de asistentes—, la venta de entradas o inscripciones online se convierte en un elemento central y estratégico en la gestión global de un evento.
1. Por qué registrar inscripciones o vender entradas online
Lo primero que buscamos al vender entradas o registrar inscripciones para un evento es, por un lado monetizarlo (si es de pago) y por otro gestionar quién puede acceder al mismo, lo que irá de la mano con un control de acceso, que puede ser desde lo más sencillo (control visual de las entradas o control manual con un listado en el caso de las inscripciones) hasta sistemas más avanzados, rápidos y seguros como el control de acceso mediante lectores de códigos QR.
¿Pero por qué hacerlo online? Vender entradas en una taquilla física o registrar inscripciones en persona está bien, pero no estamos sacando provecho a todo el potencial que tiene este punto para el evento de forma global, especialmente para eventos con un número elevado de asistentes. Lo que no quita que pueda ser un estupendo complemento, según la tipología de evento.
Hoy en día, es imprescindible tener presencia online para llegar al público, que está acostumbrado a realizar sus gestiones por esta vía sin demora, de forma que al poder comprar su entrada o inscribirse online sin dilación, la pérdida de asistentes por el camino es muchísimo menor que si tuvieran que acudir a un punto físico o incluso llamar por teléfono o enviar un e-mail.
Además, esto supone mucha mayor comodidad para el público y también para ti: sin desplazamientos, sin tener que contar con personal dedicado en exclusiva a la venta en taquilla… ¡manteniendo la venta o inscripción abierta las 24 horas del día! Y, sobre todo, con una gestión mucho más sencilla y limitando los errores humanos, sean eventos gratuitos o si gestionas también online los pagos.
Como veremos a continuación, lo mencionado hasta ahora no es más que la base, lo obvio, pero el valor que te puede aportar va mucho más allá.
2. Un formulario para recoger los datos que necesites
Cuando vendes entradas en taquilla física, no sabes quién va a acudir a tu evento ni tienes forma de comunicarte de forma directa con los asistentes: al vender online o crear un proceso de registro online, recogerás obligatoriamente ciertos datos como un correo electrónico, nombre y apellidos.
Más allá de los datos básicos obligatorios para cualquier proceso de compra o inscripción online, tienes la posibilidad de incluir en el proceso un formulario personalizado mediante el cual recoger datos complementarios que te interesen para:
- Segmentar tu público de cara a futuras comunicaciones o futuros eventos: en función del perfil registrado en el formulario, pero también en función de si han acudido a tus eventos anteriores, etc. Esto funciona especialmente bien si tu sistema de venta de entradas e inscripciones online está conectado con un CRM especializado.
- Conseguir información práctica y útil para tu evento: ¿Necesitas dividir a los asistentes en grupos en función de su nivel de una determinada actividad? ¿Quieres tener una idea de si llegarán al evento a primera hora o más tarde? ¿De qué tipo de bebida te conviene tener más provisiones? ¿Tu evento incluye una cena y necesitas recoger información sobre alergias y dietas especiales? Utiliza el propio cuestionario de venta de entradas o de registro para solicitar esta información y estar preparado para el día D y mata dos pájaros de un tiro. ¡Eso sí, no te extiendas demasiado! Pide solo los datos que realmente necesites para evitar abandonos del proceso.
3. Comunicación, en todos los sentidos
Absolutamente todo es comunicación. Ser consciente de esto te permite cuidar todos los elementos de tu evento, de forma que vehiculen correctamente el mensaje que quieres transmitir. Si necesitas ayuda, no dudes en solicitarla a una agencia profesional de eventos, que te ayudará a que todo esté alineado con tu mensaje y que nada se te escape.
Cuando decimos que todo es comunicación, esto incluye la venta de entradas online y el registro de inscripciones. ¡Esto es una gran oportunidad! Tanto en lo gráfico como en el tono, los nombres de las tarifas, la entrada en PDF, el e-mail de confirmación… Todos estos elementos son oportunidades extra para transmitir tu mensaje y tu imagen de marca. También son nuevos espacios que puedes ofrecer a patrocinadores o colaboradores. ¿No tienes página web propia o página web específica del evento? Utiliza y personaliza un microsite para la venta de entradas online o el registro de asistentes. Si tienes web, lo mejor es que integres un widget de venta o inscripción directamente en la misma, que ya estará construida y personalizada para introducir al asistente en el universo de tu evento y así podrá realizar todo el proceso de compra o inscripción sin salir de él.
Un sistema así, descargando los datos o, mejor aún, conectado con un CRM especializado en eventos, te permitirá además enviar comunicaciones y mantenerte en contacto con los asistentes, para futuros eventos o para ir construyendo una relación. Con la segmentación que comentábamos en el punto anterior, estos mensajes pueden ser aún más certeros: en el momento adecuado a la persona adecuada.
Aprovecha todo lo que vender entradas online y registrar inscripciones online te puede ofrecer y lleva a tu evento al éxito y si lo que buscas es que nosotros organicemos todo de principio a fin, ¡no dudes en contactar con nosotros!
