Ventajas y claves de los eventos virtuales
Esta claro que como muchos tenemos en la cabeza los eventos virtuales no son la mejor herramienta para fomentar las relaciones personales, pero en esta situación de incertidumbre puede ser una gran alternativa para no perder el vínculo con nuestros clientes, e incluso captar la atención de aquellos a los que por otras circunstancias era más complicado acceder a ellos.
Antes de comenzar, planteamos un escenario en el que para nosotros es imprescindible definir la base. Para poder alcanzar el éxito esperado necesitamos al menos asegurarnos de las plataformas tecnológicas con las que vamos a trabajar, puesto que, la seguridad y privacidad de los participantes es para nosotros la base de cualquier evento. Una vez tenemos la certeza de la elección de la tecnología, y teniendo claro cuáles son los objetivos del evento virtual, hay que avanzar con el que nosotros consideramos el rey, el contenido. Para conseguir un buen engagement, tenemos que ser conscientes del mensaje que se quiera transmitir y cómo.
Pero, ¿cuáles son las ventajas de los eventos virtuales en comparación con los presenciales?
- Reducción de costes: Es sin duda su característica más notoria y la más evidente. Los eventos virtuales suponen un ahorro de costes tanto para el organizador como para los participantes. Se ahorra en transporte y estancia y también en logística.
- Aumento del alcance geográfico: En más de una ocasión hemos querido asistir a algún evento, pero por las circunstancias de dónde nos encontrábamos era imposible. Es evidente que, al hacer un evento online, se tiene más capacidad de poder reclutar asistentes, pero no solo eso, sino que la marca se puede extender geográficamente, es decir, sin ni siquiera haber hecho una pretensión de ello, se puede aumentar el alcance de la empresa a lugares que los directivos no tenían puesto su foco.
- Resultados medibles: Uno de los mayores retos en los eventos in situ es el de conocer el resultado de la opinión de la audiencia y poder analizarlos. En los eventos virtuales es más sencillo poder encuestar y saber que errores de contenido y de ejecución se han podido dar. La tecnología es clave para obtener métricas claras y precisas de tu público objetivo generando, por lo tanto, una gran ventaja competitiva.
- Reuniones online afines: Al poder segmentar a los asistentes digitalmente, se da la ocasión de unir a aquellos participantes cuyos objetivos se ajusten. Por ejemplo, si en un previo formulario un participante expone que su objetivo de acudir al evento es encontrar un inversor y dentro del evento hay perfiles de inversores, con previa autorización de este último, se podrían programar reuniones de one-to-one online.
- Pragmático: Posibilidad de acceder a las grabaciones, puntuar los contenidos, interactuar con otros asistentes que no hubiesen acudido a uno presencial, formalizar preguntas a través de una plataforma en directo sin interrumpir al ponente y gestionado de forma centralizada, son algunas de las ventajas pragmáticas de un evento online.
A continuación te presentamos algunas de las claves de para el funcionamiento óptimo de un evento online:
No nos cansaremos de decirlo, pero la principal clave para cualquier evento ya sea presencial, híbrido o virtual, es la de saber con seguridad el objetivo que se quiera alcanzar.
Una vez formalizado el objetivo hay que extrapolar el evento presencial al mundo virtual. Las diferencias en la planificación son mínimas, pero obviamente el cambio principal está en la sede. Por lo tanto, la tecnología y la ciberseguridad son para nosotros las principales claves del éxito.
1. Definir el formato
En los eventos virtuales el contenido debe ser el rey. Al igual que los eventos presenciales, no es fácil que el asistente se distraiga o deje de prestar atención a lo que se está exponiendo, por lo tanto, una vez concretado cuál va a ser el tipo de evento que se vaya a mostrar (conferencia, curso, reunión, presentación producto, …) hay que diseñar algo diferente que permita tener conectados a los asistentes de principio a fin.
Nosotros recomendamos, en la medida de lo posible, que el evento sea lo más símil al que se haría en vivo. El mundo virtual nos ofrece recursos como avatares o recreación de situaciones que nos mantienen en la participación directa con el evento, siendo más dinámico y dejándonos un escenario en el que poder interactuar y comunicarnos con mayor facilidad que si fuese un evento virtual plano y sin elementos abstractos. Pero siempre teniendo en cuenta si el público objetivo va a entender y valorar de manera positiva este tipo de formato.
2. Acercar a los asistentes a través de sus intereses
Es clave conocer a los participantes, cuáles son sus intereses para entender, que temática será la más apropiada, pero también es interesante pre-diseñar preguntas que nos acerquen a los asistentes. Uno de los objetivos principales en eventos corporativos es la de aumentar el networking para hacer negocio, por lo tanto si diseñamos preguntas como, ¿Cuál es el motivo para asistir al evento? Y la respuesta es “encontrar trabajo”, y al mismo tiempo tenemos entre nuestros asistentes empresas que están buscando ampliar plantilla, estamos dando una eficiencia mayor al evento, y habrá interesados que quieran repetir esa experiencia.
Responder estas cuestiones es clave para obtener información muy útil de la audiencia y elegir la temática perfecta para ella.
3. Elegir un proveedor integral
Un paso clave para el éxito del evento es la elección de un buen proveedor integral que tenga el soporte tecnológico adecuado para que la difusión sea lo más limpia, clara y que se adapte a todos los dispositivos y navegadores posibles, asegurándose de que no haya problemas que dificulten la conexión
Como hemos comentado anteriormente, a la hora de captar al usuario y que no abandone la sesión, es necesario incluir aspectos reales o de alguna manera que conecten al usuario con el evento. Para este ámbito creativo, es esencial que las tecnologías que crean estos espacios sean compatibles y fácil de usar, por lo tanto, es imprescindible contar con un proveedor con experiencia y que proteja la seguridad del participante. La clave para la captación de clientes está en la innovación, atreverse en poner en marcha la creatividad. Pero la base de cualquier elección de proveedores tecnológicos está en la seguridad del cliente.
4. Aumentar la difusión del evento
Gracias a las redes sociales podemos aumentar la difusión del evento, consiguiendo mayor alcance y a un coste menor que las campañas de marketing outbound.
Al igual que los encuentros tradicionales, este tipo de eventos también debe promocionarse. Las herramientas que tenemos a nuestro alcance son infinitas, y tienen mayor alcance y menor coste que las campañas de publicidad al uso.
Aquí es donde las redes sociales tienen un protagonismo especial. Podemos comenzar por los métodos habituales de publicación en Facebook y Twitter, pero si queremos dar un paso más, hay que utilizar otras vías.
Podemos por ejemplo aprovechar el potencial de Instagram para mostrar a los espectadores un avance de dónde se llevará a cabo el evento y quién se encargará de llevarlo a cabo. También es interesante aprovechar los contenidos de las redes sociales para incluir información de la actividad en formato de vídeo, tutoriales para la conexión, detalles para el registro de participantes o guías interactivas de los talleres o conferencias en los que los participantes podrán interactuar.
Descárgate nuestro manual de eventos virtuales 2020.
Esperamos que te haya sido útil y no dudes en contactar con nosotros para más información. Ya sabes, ¡no suspendas tus eventos y dale otro enfoque a tus estrategias!.
